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企業文檔管理的幾條建議

來源:超時代軟件     更新時間:2019年01月29日 18:07:54

  企業文檔會隨著時間逐漸增長,文件數量以及文件大小都很龐雜,在眾多的文件中找到自己需要的資料可能會耗費許多時間,這么一來就不利于內部管理,降低企業的效率,并且文件的安全性無法得到保障,后期文檔的維護與查找也會有諸多不便之處,小編整理了以下幾條建議希望能對你有所幫助。
 

  一、文件和文件夾的命名
 

  根據文件存儲內容設置好的文件名,以最短的詞句描述此文件夾類別和作用,能讓你不需要打開就能記起文件的大概內容。要為電腦中所有的文件和文件夾使用統一的命名規則,這些規則需要我們自己來制訂。最開始使用這些規則時,肯定不會像往常一樣隨便輸入幾個字那樣輕松,但一旦你體會到了規則命名方便查看和檢索的好處時,相信你會堅持不懈地執行下去。
 

  二、控制文件夾與文件的數目
 

  文件夾里的數目不應當過多,一個文件夾里面有50個以內的文件數是比較容易瀏覽和檢索的。如果超過100個文件,瀏覽和打開的速度就會變慢且不方便查看了。這種情況下,就得考慮存檔、刪除一些文件,或將此文件夾分為幾個文件或建立一些子文件夾。另一方面,如果有文件夾的文件數目長期只有少得可憐的幾個文件,也建議將此文件夾合并到其他文件夾中。
 

  三、建立最適合自己的文件夾結構
 

  文件夾是文件管理系統的骨架,對文件管理來說至關重要。建立適合自己的文件夾結構,需要首先對自己接觸到的各種信息、工作和生活內容進行歸納分析。每個人的工作和生活有所不同,接受的信息也會有很大差異,因此分析自己的信息類別是建立結構的前提。比如,有相當多的IT自由撰稿人和編輯就是以軟件、硬件的類別建立文件夾;而很多老師,就是以自己的工作內容比如教學工作、班主任工作建立文件夾。
 

  四、注意結構的級數
 

  分類的細化必然帶來結構級別的增多,級數越多,檢索和瀏覽的效率就會越低,建議整個結構最好控制在二、三級。另外,級別最好與自己經常處理的信息相結合。越常用的類別,級別就越高,比如負責多媒體欄目的編輯,那多媒體這個文件夾就應當是一級文件夾,老師本學期所教授的課程、所管理班級的資料文件夾,也應當是一級文件夾。文件夾的數目,文件夾里文件的數目以及文件夾的層級,往往不能兩全,我們只能找一個最佳的結合點。



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